Membuat Mail Merge
Untuk
membuat surat undangan dg beberapa penerima yg berbeda anda tdk perlu
membuat dokumen utk setiap penerima undanngan, word tlh memudahkan hal
tersebuat dg fasilitas mail merge. Anda cuman perlu membuat dokumen
sekali yg kemudian anda gunakan utk setiap semua identitas penerima yg
berbeda.
Untuk membuat mail merge langkah
pertama pilih menu mailings --> Start Mail
Merge -->
Step by Step Mail Merge.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture-4.png)
Gambar 1 : Wizard untuk membuat mail merge
Kemudian akan nampak
halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan
digunakan, setelah memilih klik link next :starting document
yg berada di pojok kanan.
![]() |
Add caption |
Gambar 2 : Memilih type
document
Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah
use the current document
klik Next untuk langkah
ketiga yaitu memilih penerima surat.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture2-4.png)
Gambar
3 : Memilih menu use the current document
Untuk
memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki
list penerima surat maka pilihlah Use an existing list
atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select
from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada
list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list
dan klik Create.
![]() |
Add caption |
Gambar 4 : Membuat list
penerima baru
Maka akan muncul halaman seperti dibawah
ini. Kemudian sesuaikan field yang akan digunakan dengan
menekan tombol Customize Columns
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture4-4.png)
Gambar 5 : Customisasi kolom field
Hapus
semua field-field yang berada di menu field names kecuali
field Title karena nanti kita akan gunakan field
tersebut.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture5-4.png)
Gambar
6 : List kolom field
Tambahkan
field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add
kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture6-4.png)
Gambar
7 : Menambahkan field baru
Masukkan data sesuai dengan field yang
tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address
List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan
beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture7-3.png)
Gambar 8 : Mengisi data pada field
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture8.png)
Gambar 9 :
Menyimpan data pada field
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture9.png)
Gambar 10 :
List penerima undangan
Klik next, untuk langkah selanjutnya
yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture10.png)
Gambar 10 :
Memilih menu use an existing list
Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah
kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more
items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field
lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan
menekan tombol insert.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture12.png)
Gambar
11 : Memasukkan merge field ke dalam document
Langkah ke empat kemudian klik next,
untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture13.png)
Gambar 12 :
Susunan field yang di masukkan ke document
Silahkan
cek surat undangan kita di menu following, setelah
selesai klik next untuk melanjutkan langkah
selanjutnya.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture14.png)
Gambar
13 : Tampilan field yang berubah ke document
Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau
mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.
![](http://i306.photobucket.com/albums/nn243/zwetzen/NewPicture15.png)
Gambar
14 : Undangan siap cetak
Tidak ada komentar:
Posting Komentar